On-line formulář vypořádání

Formulář „Finanční vypořádání dotace hl. m. Prahy v oblasti sportu a tělovýchovy na rok 2023“ (dále jen vypořádání) je umístěn na Portálu finanční podpory hlavního města Prahy (grantový portál) a je dostupný je po přihlášení autorizovaného zástupce žadatele, podobně jako při podávání žádosti.

V detailu žadatele v záložce Formuláře ke stažení vyberte formulář „Finanční vypořádání dotace v oblasti sportu a tělovýchovy na rok 2023“ – jedná se o jediný formulář vypořádání, který je on-line. Po kliknutí na nápis „Otevřít“ se vám formulář načte na samostatné stránce.

Podobně jako v případě vyplňování žádosti je vhodné při práci s formulářem využívat:

• průběžné ukládání přes červené tlačítko „Uložit na portál“ na začátku formuláře (při nečinnosti delší jak 60 minut dojde k zavření formuláře a ztrátě dat),
• kontrolu vyplnění žádosti přes šedé tlačítko na konci formuláře (lze odeslat jen bezchybný a úplně vyplněný formulář včetně příloh).

Navíc formulář automaticky kontroluje:

• výši povinné spoluúčasti (u Opatření II., IV. a VII.),
• limity vymezených druhů nákladů (např. rozhodčí a pořadatelé u Opatření IV.).

Předvyplnění formuláře

Formulář vypořádání má automaticky předvyplněné údaje o žadateli (název, IČ, DIČ, druh právní subjektivity, adresa sídla). Po zadání čísla smlouvy s číslem projektu a kliknutím na zelené tlačítko „Předvyplnit data z projektu“ se doplní údaje ze žádosti uložené v grantovém portálu. Formulář vypořádání lze vyplnit i ručně, doporučujeme však využít možnost automatického předvyplnění pro zjednodušení a urychlení práce.

Velikost příloh

Veškeré přílohy se do vypořádání vkládají ve formátu PDF, přičemž velikost přílohy je zpravidla omezena (např. v off-line formuláři pro realizátory byla velikost jedné přílohy snížena na 0,5 MB). V některých případech se stává, že velikost přílohy překračuje povolený limit. V takovém případě doporučujeme dodržovat následující pravidla:

1. skenovat vždy černobíle
2. snížit rozlišení dokumentu při skenování na 150 DPI (dnešní multimediální zařízení mají standard 300 DPI a více)
3. neskenovat nadbytečné dokumenty (např. trenérské licence, živnostenské listy)
4. provést kompresi PDF dokumentu, například pomocí volně dostupné aplikace ZDE

Finanční vypořádání dotace

U každé položky vypořádání dotace (i spoluúčasti) je třeba doplnit popis položky, který konkrétněji popíše druh nákladu, jeho rozsah či užití – nestačí uvést jen „faktura“, ale např. „faktura za tělocvičnu TJ Horní v neděli“. Podobný popis položky žadatel uváděl již v žádosti.

Jakmile žadatel (resp. realizátor) vyplní všechny doklady k čerpání dotace, součet všech částek za uvedené položky v políčku „Celkem hrazeno z dotace v Kč“ nesmí být vyšší, než je výše přidělené dotace. Pokud by tomu tak bylo, je nutné čerpání dotace na vybraném dokladu rozdělit a do finančního vypořádání dát pouze jeho část. Jinými slovy žadatel nemůže vyúčtovat více, než je poskytnutá dotace.

Podání na HMP

Termín pro podání je do 31.1.2024. Vypořádání dotace musí být podáno ve dvou krocích: v elektronické a v podepsané formě. Ve chvíli, kdy máte formulář kompletně a správně vyplněn, odešlete jeho elektronickou podobu stisknutím šedého tlačítka „Odeslání elektronického finančního vypořádání na MHMP“ na úplném konci formuláře. Následně je ještě třeba náležitě podepsanou verzi doručit na magistrát – ta musí být identická s elektronicky odeslanou, s výjimkou příloh, ty se nepřikládají. Podepsané vypořádání lze doručit fyzicky, datovou schránkou nebo emailem – podrobnosti a podmínky k jednotlivým způsobům podání naleznete ZDE.

Vypořádání realizátora a žadatele v Opatření I.

V případě Opatření I. se postup vypořádání žadatele i realizátora liší od minulých let výrazněji než u ostatních Opatření. Realizátoři (kluby) vyplňují off-line formulář (formát ZFO využívaný v minulých letech). Žadatelé (svazy) vyplňují on-line formulář podobně jako žadatelé v ostatních Opatřeních.

Realizátor vyplní off-line formuláře ve formátu ZFO. Ten je k dispozici na Portálu finanční podpory hlavního města Prahy po přihlášení na stejném místě jako vypořádání žadatele a nebo na webové stránce hl. města Prahy ZDE.

Soubor ve formátu ZFO s úplně a správně vyplněným formulářem vypořádání zašle realizátor elektronicky (např. e-mailem) pouze příslušnému žadateli (nikoliv hlavnímu městu Praze), který uvedený soubor vloží jako přílohu do svého on-line vypořádání Opatření I. Vzhledem k tomu, že za vypořádání dotace v Opatření I. nese výhradní odpovědnosti vůči HMP pouze žadatel (svaz), nevyžaduje HMP jakoukoliv autorizaci vypořádání realizátora (klubu).

Žadateli se po stisknutí zeleného tlačítka „Předvyplnit data z Projektu“ do formuláře se načtou všichni realizátoři, které uvedl v žádosti. K nim pak doplní příslušné informace a přílohy: off-line vypořádání ve formátu ZFO a doklad o převodu finančních prostředků.

Údaje o sportovní akci a spoluúčast v Opatření IV.

V případě vypořádání Opatření IV. – Sportovní akce vyžaduje hlavní město Praha nově také vybrané údaje o akci. Jde o porovnání parametrů akce uvedené v žádosti a skutečnosti. Zpravidla se jedná o údaje, které mohou mít vliv na výši dotace a jejich popis je totožný s popisem v žádosti.

Žadatel, který uvádí ve vypořádání, že jeho akce se účastnili platící diváci, musí takové tvrzení doložit věrohodným dokumentem, např. evidencí prodaných vstupenek od příslušného zprostředkovatele. Žadatel musí nově dokládat jmenný seznam všech účastníků akce. V případě, že je akce určena výhradně pro týmové sporty, je možné seznam účastníků nahradit seznamem zúčastněných družstev. Takovým dokumentem může být i výsledková listina za předpokladu, že je úplná a konkrétní účastníci jsou v ní uvedeni pouze jednou.

V Opatření IV. – Sportovní akce je vyžadována spoluúčast a platí, že ji lze vyúčtovat pouze způsobilými náklady. Zatímco pro vypořádání dotace platí omezující limity pro rozhodčí (max. 25 % dotace) a pořadatele v pracovním poměru (také max. 25 %), tyto limity pro spoluúčast neplatí. Na doložení spoluúčasti lze tedy využít libovolné způsobilé náklady bez omezení  (maximální výše odměny rozhodčích a pořadatelů na osobu a den je však třeba dodržet jak ve vypořádání dotace, tak ve spoluúčasti).

Jaroslav Chvalný, Marta Zachovalová